Objeto

El presente Manual de Tratamiento de Datos Personales tiene por objeto regular la recolección, almacenamiento, uso, administración, circulación, tratamiento y transferencia de los datos personales de las personas naturales contratadas como colaboradores, clientes, proveedores y accionistas (o sus representantes y apoderados) de GRUPO PLAY HOUSE S.A.S., para las finalidades establecidas en el presente documento.

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Responsable del tratamiento de datos personales

GRUPO PLAY HOUSE S.A.S., sociedad comercial identificada con NIT. 901.265.903-1, domiciliada en el Municipio de Medellín, Antioquia, cuyas oficinas principales se encuentran ubicadas en la Calle 47D #79-47, Medellín y dirección de correo [email protected], es la entidad responsable del tratamiento de los datos personales de las personas naturales contratadas como sus colaboradores, clientes, proveedores y accionistas (o sus representantes y apoderados).

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Tratamiento y finalidad

Las siguientes son las finalidades de cada una de las bases de datos que administra GRUPO PLAY HOUSE S.A.S., y por tanto todo tratamiento que realice deberá ser pertinente y adecuado para las mismas:

Clientes

Ofrecer bienes y servicios, así como enviar cotizaciones de los mismos.
Realizar debida diligencia para identificar capacidad de pago y cumplimiento.
Negociación, celebración y ejecución de todo tipo de contratos civiles y comerciales.
Presentación de reclamaciones asociadas al cumplimiento o incumplimiento de los contratos.
Realizar cualquier tipo de actuación administrativa o judicial que se derive de la relación contractual.
Control de acceso a instalaciones, plataformas digitales y plataformas de comercio electrónico.
Análisis estadístico y de mercado.

Colaboradores y candidatos

Cumplir con las obligaciones que se deriven del contrato de trabajo o de la relación civil.
Vincular a los empleados al Sistema de Seguridad Social en Riesgos Laborales ante la Administradora de Riesgos Laborales.
Vincular los empleados a las Cajas de Compensación.
Realizar el pago de nómina, de honorarios y de prestaciones de servicios.
Realizar las cotizaciones que correspondan al Sistema de Seguridad Social en Salud, Riesgos Laborales y Pensiones.
Ejecutar el contrato laboral y los contratos comerciales con colaboradores.
Realizar cualquier tipo de actuación administrativa o judicial ante las Autoridades relacionadas con los contratos celebrados con los colaboradores.
Desarrollar procesos de reclutamiento, selección y contratación con candidatos.
Conservar la información de la hoja de vida de candidatos con su perfil profesional para posibles futuras contrataciones.
Verificar el cumplimiento de las condiciones de los trabajadores para realizar el trabajo asignado.
Vigilar el desempeño laboral y contractual, así como las conductas y actos realizados durante el desarrollo de la relación laboral.
Verificación de la información suministrada en la hoja de vida, incluidas las verificaciones de referencias necesarias de empleos anteriores.
Verificación de antecedentes de tipo crediticio, penal, judicial, disciplinario o de cualquier otro orden que determine la empresa, en bases de datos públicas o privadas.
Desarrollar cualquier tipo de actuación descrita en el reglamento interno de trabajo, protocolos, o en cualquier otra instrucción que tenga origen en la relación laboral.
Control de acceso a instalaciones, plataformas digitales y plataformas de comercio electrónico.

Vinculados a Proveedores

Negociar, celebrar y ejecutar todo tipo de contratos de índole comercial.
Obtener los recursos e insumos requeridos para el desarrollo del objeto social.
Evaluar las propuestas presentadas y seleccionar a los proveedores de los bienes y servicios requeridos.
Pagar por los servicios prestados y por los bienes suministrados.
Presentación de reclamaciones asociadas al cumplimiento o incumplimiento de los contratos.
Realizar cualquier tipo de actuación administrativa o judicial relacionada con la relación comercial.
Verificar idoneidad del personal.
Vinculación a grupos de mensajería instantánea para coordinar la ejecución de actividades comerciales.
Control de acceso a instalaciones, plataformas digitales y plataformas de comercio electrónico.

Accionistas (o sus representantes o apoderados)

Convocar a las reuniones de la Asamblea General de Accionistas.
Pagar los dividendos o utilidades generados.
Enviar comunicaciones que repercutan en el desarrollo del objeto social de GRUPO PLAY HOUSE S.A.S.
Presentar informes financieros y gestión administrativa.
Garantizar el debido ejercicio del derecho de inspección de los accionistas.
Proteger la información e instalaciones de GRUPO PLAY HOUSE S.A.S. y garantizar la seguridad y adecuada conservación de sus papeles y documentos.
Cumplir con cualquier otra obligación que tenga la sociedad para con sus accionistas.
Control de acceso a instalaciones.

Visitantes página web y datos recolectados mediante cookies

Análisis estadístico de mercado.
Realizar publicidad de forma directa e indirecta.
Ofertar la contratación de bienes y/o productos.

Sistemas de videovigilancia y grabaciones de audio

Garantizar y velar por la seguridad de los bienes, papeles y documentos que son de propiedad de GRUPO PLAY HOUSE S.A.S.
Garantizar y velar por la seguridad de todas las personas que ingresen a sus oficinas principales e instalaciones.
Sujeto a restricción judicial para su circulación, servir como material probatorio en procesos judiciales o procedimientos administrativos.

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Derechos de los titulares de los datos personales

Los clientes, accionistas (o sus representantes y apoderados), proveedores y colaboradores de GRUPO PLAY HOUSE S.A.S. tendrán derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Ser informado por GRUPO PLAY HOUSE S.A.S., previa solicitud, respecto del tratamiento que se les ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en este Manual y en las normas aplicables.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Presentar peticiones, quejas o reclamos.
Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

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Área de protección de datos personales

GRUPO PLAY HOUSE S.A.S. ha puesto a disposición de los Titulares de los datos personales el correo electrónico [email protected], administrado por sus administradores, con el fin de que los Titulares puedan elevar consultas, quejas, reclamos o solicitar la actualización, rectificación, supresión o revocación de la autorización.

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Trámite de consulta

Los Titulares de los datos personales o sus causahabientes podrán realizar consultas a GRUPO PLAY HOUSE S.A.S. respecto de los datos personales que conserve en sus bases de datos, a través de los mecanismos dispuestos en el numeral anterior. Si la consulta se refiere a un titular fallecido, sus familiares deberán presentar copia auténtica de los registros civiles que acrediten el vínculo de consanguinidad.

GRUPO PLAY HOUSE S.A.S. atenderá las consultas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recepción. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento, señalando la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

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Trámite de reclamación

En caso de que los Titulares o sus causahabientes consideren que la información contenida en las bases de datos deba ser objeto de corrección, actualización, supresión o de revocación de la autorización del tratamiento, o si advirtieron el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo.

Mediante solicitud dirigida al correo indicado en el numeral 5, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

GRUPO PLAY HOUSE S.A.S. tiene un plazo máximo de quince (15) días hábiles para atender el reclamo. Cuando no fuere posible atenderlo en dicho término, se informará al interesado los motivos y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Los Titulares sólo podrán elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez hayan agotado el trámite de consulta o reclamo ante GRUPO PLAY HOUSE S.A.S.

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Revocatoria de la autorización y supresión de datos

Los Titulares de los datos personales podrán solicitar en cualquier momento a GRUPO PLAY HOUSE S.A.S. la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización para el tratamiento de los mismos, en la forma y términos descritos en los numerales 5 y 7 del presente Manual.

Los datos personales de los Titulares permanecerán en las bases de datos hasta la fecha en la que se cumpla la finalidad para la cual fueron recolectados o hasta el día en que, por disposición legal, deban ser conservados. Vencida la vigencia, se procederá a la supresión, sin embargo, GRUPO PLAY HOUSE S.A.S. conservará los datos para el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales.

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Deberes del responsable del tratamiento

GRUPO PLAY HOUSE S.A.S. reconoce que la propiedad de los datos personales es de los Titulares y sólo ellos pueden decidir sobre los mismos. De conformidad con el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, se compromete a:

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular.
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
Conservar la información bajo condiciones de seguridad para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información suministrada a entidades privadas, públicas gubernamentales y judiciales sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación y supresión de datos personales.
Suministrar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos del artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad.
Abstenerse de circular o utilizar información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por la ley o por autoridad judicial o administrativa.
Dar cumplimiento a la Circular Externa No. 002 del 21 de agosto de 2024, proferida por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Dar cumplimiento a la guía para la Gestión de Incidentes de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales.

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Autorización

GRUPO PLAY HOUSE S.A.S. se compromete a obtener autorización previa e informada de los titulares de datos personales para la recolección, almacenamiento, administración, uso, circulación, transferencia o supresión de datos personales. Esta información deberá obtenerse a más tardar al momento de su recolección.

Los Titulares podrán otorgar su autorización por medio escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que se otorgó la autorización. En ningún caso el simple silencio se entenderá como autorización.

La recolección de datos personales se limitará a los datos pertinentes y adecuados para cumplir la finalidad para la cual son recolectados conforme a lo establecido en el presente Manual y en la normatividad vigente.

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Aviso de privacidad

El aviso de privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que es puesto a disposición de los Titulares de los datos personales, mediante el cual se informa la existencia del Manual para el tratamiento de datos personales, la forma de acceder al mismo y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

En el caso de zonas de videovigilancia con audio y sin audio, se informará a los Titulares mediante un letrero que diga: "ZONA VIDEOVIGILADA". Estos avisos deberán ubicarse principalmente en las zonas de ingreso y al interior de los lugares vigilados.

Anexo No. 1 — Aviso de privacidad

El Manual de tratamiento de datos personales de GRUPO PLAY HOUSE S.A.S., donde se especifica el tratamiento y finalidades de sus datos personales, podrá consultarlo en nuestra página yosoyplayhouse.com.

Los Titulares de datos personales tendrán derecho a la actualización, rectificación, supresión o revocación de la autorización, así como a la realización de consultas y reclamos, a través del correo electrónico: [email protected]. Aclaramos que el suministro de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, así como los demás datos considerados sensibles, es facultativo.

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Reserva y custodia de la información

Salvo en los casos expresamente previstos en la ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización de los Titulares. GRUPO PLAY HOUSE S.A.S. garantiza la confidencialidad, libertad, seguridad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida de la información personal suministrada por sus colaboradores, clientes, proveedores y accionistas.

Con ese propósito se mantendrán medidas de seguridad como las siguientes: control de acceso a instalaciones, almacenamiento seguro de archivos físicos, vigilancia y monitoreo, cifrado de datos, contraseñas seguras y autenticación multifactor, antivirus y copias de seguridad periódicas.

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Modificación del Manual

GRUPO PLAY HOUSE S.A.S. podrá modificar la presente política de manera unilateral, en cualquier momento, siempre y cuando la modificación esté asociada al cumplimiento de su objeto social y sea acorde a la normatividad aplicable. Las modificaciones se comunicarán a los Titulares mediante publicación en sus oficinas principales. Cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento, se deberá obtener una nueva autorización de los Titulares.

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Vigencia de las bases de datos

Las bases de datos de colaboradores, accionistas, clientes y proveedores de GRUPO PLAY HOUSE S.A.S. estarán vigentes hasta tanto se cumpla la finalidad del tratamiento de los datos personales, sin perjuicio de los datos personales que deban ser conservados en virtud de obligaciones legales o contractuales.

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Cláusulas a implementar en la contratación de la sociedad

Frente a responsables del tratamiento

GRUPO PLAY HOUSE S.A.S. tendrá la calidad de encargado del tratamiento de datos personales por cuenta del responsable, quien manifiesta que cumple cabalmente con las obligaciones previstas para su tratamiento, incluyendo las políticas del tratamiento, autorización, aviso de privacidad y registro en el Registro Nacional de Bases de Datos. El responsable se obliga a mantener indemne a GRUPO PLAY HOUSE S.A.S. por cualquier reclamación derivada del incumplimiento de la normatividad en materia de protección de datos personales.

Frente a encargados del tratamiento

El encargado del tratamiento se obliga a dar cumplimiento a las políticas del tratamiento de datos personales de GRUPO PLAY HOUSE S.A.S., y en especial a dar el tratamiento que sea pertinente y adecuado para el cumplimiento de las finalidades previstas en la autorización otorgada por su titular, así como a mantener esta información con carácter de confidencial. El encargado se obliga a mantener indemne a GRUPO PLAY HOUSE S.A.S. por cualquier reclamación derivada del incumplimiento de la normatividad vigente en materia de protección de datos personales.

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Vigencia del Manual

La presente actualización del Manual de Tratamiento de Datos Personales estará vigente a partir del 2 de mayo de 2025.

Política de Tratamientode Datos Personales